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プロのファシリテーターのテクニックをわかりやすく解説


〜ファシリテーター meets IT〜
ITツールで会議は劇的に変わるか
第1回

「会議におけるプレゼンタイムとは」
(2008.01.18)

吉岡 英幸
株式会社ナレッジサイン 代表取締役

吉岡 英幸

 株式会社ナレッジサインでは、株式会社NEC情報システムズと共同で、同社が開発した会議支援システム『ConforMeeting/e』を活用した、会議コミュニケーションの活性化に関するワークショップを実施しました。このワークショップを通じて、ファシリテーションのテクニックとITのツールを融合させることでいかに会議コミュニケーションを活性化させることができるか、さまざまな視点で検証をしました。今回から3回シリーズのコラムでその内容をお伝えします。


◆会議支援ツールはぜいたくなおもちゃか
 会議を支援するためのITツールとしてまず最初に頭に浮かぶのが、Web会議など、別の空間にいる人間同士が同じ空間でコミュニケーションすることを可能にするツールであろう。これに対して『ConforMeeting/e』は、同じ会議室内にいる人間が情報を共有したり、議論をしやすくしたりするツールである。会議支援ツールというより、プレゼンテーション・ツールと言った方が正確かもしれない。

 Web会議などが空間の制約を解消するという課題解決型のツールだとすると、このようなプレゼン・ツールは、表現手法における付加価値を提供するもので、付加価値型ツールと位置づけることもできるだろう。

 もっとも、『ConforMeeting/e』という製品は、会議におけるペーパーレス化、文書セキュリティ、事務局業務の削減など、会議という営み全般における課題解決を提供しているので、『付加価値』というのはあくまで「会議コミュニケーションの活性化」という点に関してである。

 付加価値は言い換えると、「ぜいたくな価値」とも言える。会議室にリッチなビジュアル表現を可能にするプレゼンツールが並んでいるのはたしかにぜいたくな光景だ。「役員会議室にしかない機材」というのはどこの会社にもある。

◆会議におけるプレゼンタイムについて考える
 ここで会議における「プレゼンタイム」について考えてみたい。会議というと一般的に活発な議論を交わす場面をイメージするが、実際に会議室で繰り広げられている光景としては、誰かが一方的に発言するプレゼンタイムの方が多い。各参加者が順番にプレゼンしていくだけの「報告会」が定例会議になっているケースも多い。

 「情報共有」は、たしかに会議の重要な目的の1つではあるが、議論によってなんらかの結論を導き出す作業を生産的な作業と考えると、プレゼンによる一方的な情報の流れで情報を共有する作業はあまり生産的とはいえない。

 会議というものは、同時に複数の人間が同じ空間で時間を消費するという条件を伴う作業だ。逆に言うと、そのような条件が必須である、またはその条件をメリットとして最大限に生かせる、ことが会議開催の理由になる。

 そういう意味では、一方的にプレゼンを聞くことは、必ずしも会議開催を必要とはしない。事前のメールでの回覧でもかまわないかもしれない。

 私も会議改革のコンサルタントをする際に、まず第一歩として、会議室にすべてを持ち込むのではなく、会議室に持ち込む作業を絞るべきであると助言している。会議室からムダな作業を閉め出すのだ。ダラダラと長いプレゼンで他の参加者の時間を浪費することは、その最たるものかもしれない。

 ただ、会議室からプレゼンタイムを完全に閉め出すのは理想論で現実的とは言えない。会議というのは現実的には、無理矢理作業に集中させる場でもある。小学生に対して「各自で自習しなさい」と言っても言うことを聞かないので、教室に全員を集めて教師監視のもと自習をさせるのと似ている部分がある。

◆プレゼンを情報の一方的な流通ではなく、能動的な思考へと発展させる
 プレゼンタイムが、会議において必ず発生するものであるならば、少しでも会議室で繰り広げられるプレゼンタイムを効率的・生産的にしたいものだ。その際に、
『ConforMeeting/e』のようなプレゼン・ツールが力を発揮すると考える。
『ConforMeeting/e』では、パワーポイントやエクセルなどMicrosoft Officeのファイルを、会議参加者各自のPCモニターに表示させて共有できると同時に、そこに直接ペンタブレットで手書きの加筆ができ、加筆内容を全員で共有できる。端的に言うならば、すわったままでホワイトボードに加筆しながら議論に参加できるというものだ。

 プレゼン内容に集中させることを促進し、プレゼンをインタラクティブな議論に発展させることが可能になる。

 ここで「聞く」行為の能動性をあらためて考えてみた。ただすわって耳を傾けているだけでは情報が入っているだけである(会議においては、うわの空で実際には情報がちゃんと入っていないことも多いが)。だが、入ってくる情報をきっかけにして、自分の持っている他の情報と組み合わせたり、自分の考え方と照らし合わせたりすることで、「思考」するという生産的な作業へと発展していく。プレゼンタイムが、プレゼンを聞いている人間に能動的な思考を促しているのであれば、それは生産的な作業である。

 もし、リッチなビジュアル機能を持つ会議支援ツールが、プレゼンタイムを「思考タイム」に変えることを実現するのであれば、それは付加価値型ツールではなく、「会議コミュニケーションの活性化」という目的を果たす課題解決型ツールと言えるだろう。

                        文責:株式会社ナレッジサイン 吉岡英幸

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